Chargé de Mission Hébergement (H/F)

Qui recherchons-nous ?

Au sein de l’équipe Commerciale, le Chargé de Mission Hébergement joue un rôle clé dans la réussite de l’expérience de nos partenaires, délégations internationales, médias, prestataires, staff et invités sur une dizaine d’événements UTMB World Series. Vous garantissez des solutions d’hébergement adaptées aux standards de chaque public, vous négociez avec nos partenaires hôteliers et vous pilotez le budget et les opérations. Autonome, rigoureux et doté d’un vrai sens du service, vous êtes le point de contact de référence avant, pendant et après le séjour.

Qui sommes-nous ?

UTMB Group est le leader mondial de l’organisation d’événements de trail running. Son événement phare, le HOKA UTMB Mont-Blanc est depuis plusieurs années la référence mondiale des courses de trail.

Basé à Chamonix-Mont-Blanc dans les Alpes françaises, UTMB Group a lancé le circuit UTMB World Series en partenariat avec The IRONMAN Group en 2022. Le circuit UTMB World Series est le plus grand circuit mondial de trail running, rassemblant plus de 60 événements pour donner à tous les pratiquants de trail running la possibilité de vivre l’aventure UTMB proche de chez eux. 

Vos missions

• Gérer les hébergements de nos événements (environ 15) : identifier les besoins avec les équipes internes, développer et suivre les procédures opérationnelles, recenser les demandes, gérer les rooming lists et répondre aux demandes de dernière minute pendant l’événement.
• Développer et entretenir les relations avec les partenaires et prestataires : sélectionner et négocier les contrats avec les hôtels, résidences et autres solutions d’hébergement, gérer les partenariats hôteliers, veiller à la qualité et au respect des standards, et assurer la liaison avec les hébergeurs pour toute demande spécifique ou changement.
• Assurer le suivi budgétaire et administratif : gérer le budget alloué à l’hébergement, suivre les paiements et les facturations, et préparer les bilans financiers.
• Gérer la relation client et les retours d’expérience : être le point de contact pour toute question liée à l’hébergement avant, pendant et après le séjour, recueillir les retours pour mesurer la satisfaction et identifier des axes d’amélioration.

• Formation supérieure dans les métiers de l’événementiel ou de l’hôtellerie
• 3 à 4 ans d’expérience confirmée dans l’hôtellerie, la gestion de projets d’hébergement ou un domaine similaire .

Hard skills :

• Négociation et gestion de contrats (hôtels, résidences, locations)
• Gestion de rooming lists et organisation logistique multi-événements
• Suivi budgétaire, paiements et facturation, bilans financiers
• Français : excellent niveau à l’oral comme à l’écrit
• Anglais : niveau C1 (une autre langue est un plus)

Soft skills :

• Excellentes capacités relationnelles, sens de l’accueil et du service
• Organisation, réactivité, rigueur et résolution de problèmes
• Autonomie, proactivité et goût du travail collaboratif
• Adaptabilité, résilience et aisance dans un environnement multinational et multiculturel 

Conditions de travail

• CDD d’environ 8 mois à partir de mi-janvier
• Annecy ou Chamonix • 1 jour de télétravail par semaine
• Deux/trois déplacements ponctuels seront à prévoir (France/Europe)

Que proposons-nous ?

• Un environnement de travail dans un cadre idyllique à Chamonix Mont-Blanc ou Annecy pour des pauses dej’ sportives !
• Une entreprise passionnée et en forte croissance apportant challenges et progression de carrière !
• Des horaires flexibles • La participation à un événement qui rassemble les fans de trail depuis plus de 20 ans : le HOKA UTMB Mont-Blanc
• En plus de la rémunération, une carte ticket-restaurant et des offres promotionnelles des partenaires de l’UTMB World Series et de l’UTMB MontBlanc.

Processus de recrutement

Chez UTMB Group, nous valorisons ton temps et ton engagement. Notre processus est simple :

• Entretien avec Bérénice Chargée RH en visio (environ 30 minutes) : l’occasion pour vous de découvrir notre entreprise et de valider la bonne adéquation de votre recherche avec notre opportunité à pourvoir.
• Entretien avec Cynthia Responsable Hospitalité dans nos locaux ou en visio (environ 45 minutes), qui creuseront votre parcours sur la dimension technique et s’assureront du fit humain et de vos compétences.
• Entretien avec Anne Chargée de mission Hébergement dans nos locaux ou en visio (environ 30 minutes) qui aura l’occasion de vous parler du quotidien du département Commercial et de leurs challenges actuels pour vous aider à vous projeter au sein des équipes.

Bienvenue !