Utmb Group recrute

Assistant bénévoles et animation  H/F - Stage

Stage conventionné 6 mois, Chamonix-Mont-Blanc

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  • Corps de métierEnvironnement
  • Salaire639
  • Début01/04/2024
  • LieuChamonix-Mont-Blanc
  • Type de contractStage conventionné

Description du poste

Rejoins-nous !  

Tu es passionné(e) par la gestion des évènements et par l’animation des équipes bénévoles ?  Tu as un intérêt pour le milieu de l’outdoor ? N’attends plus, on attend ta candidature ! 

Qui sommes-nous ? 

UTMB Group est le leader mondial de l’organisation d’événements de trail running. Son événement phare, le DACIA UTMB Mont-Blanc est depuis plusieurs années la référence mondiale des courses de trail. Basé à Chamonix-Mont-Blanc dans les Alpes françaises, UTMB Group a lancé le circuit UTMB World Series en partenariat avec The IRONMAN Group en 2022. Le circuit UTMB World Series est le plus grand circuit mondial de trail running, rassemblant plus de 41 événements internationaux pour donner à tous les pratiquants de trail running la chance de vivre l’aventure UTMB proche de chez eux. 
 
 

Les avantages :

– Tickets restaurants
– Remboursement des transport à 50%

Tes missions

Tu seras rattaché au Responsable Bénévoles et travailleras en étroite collaboration avec l’équipe de gestion de projet.  

Gestion des bénévoles :   
    
Avant l’évènement  
– Aide au recrutement (inscription, affectation, plannings, relations avec les bénévoles)   
– Production de documents (présentations, procédures …)  
– Participation à la communication et à l’animation de la famille des bénévoles (mise en place d’outils, production de contenu texte, photo, vidéo…)   
– Collaboration lors des différentes réunions de mise en place (globales et individuelles)   
  
Pendant la course   
– Participation à l’accueil des bénévoles à la base vie   
– Gestion du dispositif bénévole (changement d’affectation, rajouts de bénévoles …)   
  
Après course :   
– Enquête de satisfaction et gestion des retours bénévoles (participation aux debriefings)   
– Gestion des remboursements bénévoles.   
  
Gestion des animations   
Sur cette thématique, tu évolueras exclusivement sur l’évènement Dacia UTMB Mont-Blanc.   
  
Avant l‘évènement :   
– Définition du programme d’animations de l’évènement  
– Démarchage de prestataires et validation du planning de la semaine  
– Organisation de la venue de chaque prestataire en lien (logement, logistique …)  
  
Pendant l’évènement :   
– Accueil des prestataires et aide à la mise en place de leurs animations  
  
Après l’évènement :   
– Debriefing avec les prestataires  
– Réception et gestion des factures pour mise en paiement.  
– Rédaction d’un bilan des animations  
 
Autres missions  
Tu pourras également être amené(e) à aider d’autres services d’UTMB Group, notamment l’équipe technique et logistique. Tu pourras te déplacer sur d’autres évènements de l’UTMB World Series (Trail du Saint-Jacques by UTMB, Trail Verbier St Bernard by UTMB, Wildstrubel by UTMB).

Contraintes et difficultés du stage 

Charge de travail plus dense à l’approche des événements (y compris des vacations de nuit pendant l’événement) 
Adaptation de sens horaires en fonction des besoins 

Profil requis

De formation supérieure en évènementiel ou école de commerce (bac +5 ou équivalent).  

  • Expériences préalables souhaitées dans le monde du travail et / ou associatif et/ou l’évènementiel
  • A l’aise avec l’informatique et en particulier maîtrise de Pack Office (Excel).  
  • Une connaissance de la suite Adobe serait un plus  
  • Rigueur et professionnalisme, diplomatie, sens du relationnel  
  • Sens de l’organisation et du travail d’équipe  
  • Aptitude à résister à la pression  
  • Capacité à être autonome et gérer les priorités parmi plusieurs tâches  
  • Capacité à faire des synthèses et reporting  
  • Bonne condition physique, aptitude à porter des charges lourdes  
  • Permis B
     

Durée et lieu du stage 

  • Stage de 6 mois à pourvoir dès fin mars/début avril à fin septembre/début octobre 2024.
  • Basé à Chamonix au siège d’UTMB Group.
  • Des déplacements sont à prévoir sur les évènements.  
       

Que proposons-nous ?  

  •  Un environnement de travail dans un cadre idyllique à Chamonix pour des pauses dej’ sportives ! 
  • Une entreprise passionnée et en forte croissance apportant challenges et progression ! 
  • Une gratification d’un montant de 639,45 €/mois 
  • Une possibilité de prise en charge du logement à Chamonix (partagé) 
  • Une dotation aux couleurs de l’évènement  

Contact & candidature

Pour postuler merci d'envoyer CV et lettre de motivation à : talents@utmb.world 
 
  

Déroulement des entretiens

Entretien Assistante RH + Responsable Bénévoles en visio conférence ou à Chamonix (45min/1h d’entretien), l’occasion pour vous de découvrir notre entreprise et de creuser votre parcours et votre motivation et s’assurer du fit humain  

Bienvenue !